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店舗移転の例文もあります。
挨拶状とは、相手に対する御礼の気持ちや敬意を伝えたり、近況を報告したりするためのものです。
法人の場合、会社の移転、開店・開業、社名変更など、さまざまなシーンで用いられます。
今回は、法人向けの挨拶状を送るシーンや送る時期、書く時のポイントなどをご紹介します。
メールや電話ではなく手紙という形式を用いるのは、「より強く丁寧な気持ちを伝えられる手段」だからです。
メールや電話ではなく、手間のかかる挨拶状という形にすることで、より強い敬意や感謝を表すことができます。
| 会社・事務所移転 | 会社・事務所移転のお知らせ |
| 開店・開業 | 新装・新規開店・開業のお知らせ |
| 独立・会社設立 | 独立開業・新会社設立のお知らせ |
| 社名変更 | 社名・ブランド名・サービス名変更のお知らせ |
| 役員就任・交代 | 役員改選・就任・交代のお知らせ |
| 竣工・落成 | 工事・建設完了の知らせ |
| 株式上場・組織変更 | 法人成り・上場・組織変更のお知らせ |
| 業務提携・資本金変更 | 業務内容変更・増資完了・減資決定など |
| 定期会議 | 会議・会合出席の依頼 |
| 営業用イベント | セール・展示会などのイベントの招待状 |
| 贈答・慶祝・見舞い | 贈答品の御礼・案内・祝い状 |
| 休日・休業 | 臨時休業・休日変更の案内 |
| 閉店・廃業 | 店じまい・廃業・事務所閉鎖の案内 |
| 合併・業務提携 | 吸収・新設合併・業務提携の案内 |
一方、遅すぎると相手に対して失礼になるでしょう。以下は、挨拶状を送る時期の目安です。
| 会社・事務所移転 | 移転の1ヵ月前 |
| 開店・開業 | 開業の1ヵ月前～数週間前 |
| 独立・会社設立 | 独立開業・新会社設立の1カ月前～数週間前 |
| 社名変更 | 変更の1ヵ月前 |
| 役員就任・交代 | 決定後、1週間程度 |
| 竣工・落成 | 1ヵ月前程度 |
| 株式上場・組織変更 | 1ヵ月前程度 |
| 業務提携・資本金変更 | 1ヵ月前程度 |
| 定期会議 | 1ヵ月前程度 |
| 営業イベント | 1ヵ月前程度 |
| 贈答・慶祝・見舞い | 祝うべき、見舞うべき事実を知ったらすぐに |
| 休日・休業 | 決まったらすぐに |
| 閉店・廃業 | 決まったらすぐに |
| 合併・業務提携 | 1ヵ月前程度 |
ここでは、挨拶状を書く時のポイントをご紹介します。
・分かりやすい文章にする
挨拶状は、相手にとって「何を目的として送られてきたものか」を正確に分かるようにしなくてはいけません。そのためには、一般的な形式に則るのがおすすめです。
一文が長すぎると、理解しにくくなります。
また、余計な修飾語は省いて簡潔な表現を目指します。
主語と述語がすぐに結びつくように心がけると、分かりやすい文章になります。
・文章を読み返す
相手に対して失礼ではないかチェックします。相手の住所や名前、会社名に間違いはないか、誤字脱字はないか確認します。
また、日時や場所を間違えていないかの確認も大切です。
・会社・事務所移転
会社移転のお知らせ拝啓 時下 皆様におかれましてはますますご隆盛の由お慶び申し上げます
さて この度弊社は移転し 令和○年○月○日より左記（下記）にて
営業する運びとなりました
これを機に従業員一同さらに社業に専心する所存でございます
今後もなお一層のご厚情を賜りますようくれぐれも宜しくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご通知かたがたご挨拶申し上げます 敬具
・開店・開業
謹啓 ○○○の候 ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます平素は格別のお引き立てにあずかり厚く御礼申し上げます
さて この度 左記（下記）の通り「○○○○○○」を開業致しました
つきましては 今後とも一層のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます 敬白
・独立・会社設立
謹啓 時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます
さて この度 新会社を設立致しましたのでご案内申し上げます
今後は皆様のご期待に添えますよう 全力を尽くす所存ですので
これからも格別のお力添えのほどお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます 謹言
・社名変更
謹啓 ○○○の候 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
この度 令和○年○月○日をもちまして 旧社名株式会社○○○から
株式会社○○○へと社名変更することとなりましたので謹んでお知らせ申し上げます
何卒今後とも一層の御愛顧御指導を賜りますようご懇願申し上げる次第です
まずは略儀ながら書面にてお知らせ申し上げます 敬白
・役員就任・交代
謹啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます平素は格別のお引き立てを賜り心より御礼申し上げます
さて 私共 先般の臨時株主総会並びに取締役会におきまして
左記の通り役員改選を行いそれぞれ就任致しました
今後役員一同決意を新たに業務に精励致す所存でございますので
何卒ご高承のうえ今後とも一層のご厚情を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます 敬白
・株式上場・組織変更
謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
この度 これまで個人で運営しておりました○○○○を法人化し
株式会社○○○○として再出発することといたしました
これを機に 新たな決意をもって業務に精励してまいる所存ですので
何卒倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます 謹白
・閉店・廃業
粛啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます日頃は格別のお引き立てにあずかり厚く御礼申し上げます
さて この度 ○○○○商店は令和○年○月○日をもちまして閉店することとなりました
開店以来地域の皆様に支えていただきながら営業を続けてまいりましたが
諸般の事情により 閉店を余儀なくされましたことをお詫び申し上げます
皆様方にはこれまで温かいご支援をいただきながらも苦渋の決断となりましたことは 誠に無念と存じます
何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます
皆様のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます
略儀ではございますが 書中をもって閉店のご挨拶を申し上げます 頓首
大量に作成するのであれば、印刷業者に依頼することで、コスト削減、時間の節約になります。ぜひ検討してみてください。