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ビジネスシーンで送る年賀状のポイントと注意点【文例付き】

ビジネスシーンで送る年賀状のポイントと注意点【文例付き】

相手の健康や幸せを祈念するツールとして、代表的な存在である年賀状。
あらゆるビジネスにおいて、年賀状による年頭の挨拶は欠かせません。
今回は、「ビジネスシーンで送る年賀状のポイントと注意点」と題して、文例や基本マナー、自分もしくは相手が喪中のときはどうすれば良いかという対応方法まで、幅広く解説いたします。

ビジネスシーンで送る年賀状の基本マナー

まずは、宛名の書き方をはじめとした基本マナーから押さえていきましょう。

宛名の書き方について、年賀状を相手の会社宛に送る場合は「様」ではなく、必ず「御中」と敬称を付けるようにしましょう。また、法人の種類を表す「(株)」については略称を用いず、「株式会社」と表記しないと失礼に当たります。
宛名の書き順については、社名、部署名のあとに、役職、氏名、そして「様」の順番で書くようにしましょう。

例:
株式会社〇〇〇〇
〇〇〇〇部
営業部長 〇〇〇〇様

個人の自宅宛に送る際には、住所と相手の個人名のみを書くようにします。相手の会社名や役職は書かないようにするのが一般的です。家族ぐるみの付き合いがあるときには、家族宛に連名で送っても良いとされています。また、住所は省略せず、数字は漢数字で書くのが正式であることにも注意が必要です。
また、宛名については横書きではなく縦書きにするのがフォーマルで正しいとされています。
裏面の添え書きも同様に、縦書きで揃えるようにした方が良いでしょう。
続いては、賀詞の選び方です。賀詞とは、祝意を表す言葉でさまざまな種類があり、ビジネスシーンにおける年賀状では、送り先によって使い分けることが必要です。上司・先輩など、目上の方や取引先に送る年賀状には「謹賀新年」「恭賀新年」「謹んで新年のお慶びを申し上げます」といった4文字以上の賀詞を使うのが望ましいといわれています。
同僚・部下には「賀正」「迎春」「新春」などの賀詞を用いることができます。
2文字の賀詞は簡略化した表現のため、目上の方や取引先に送る年賀状には相応しくないとされます。
使用する際には気を付けるようにしましょう。
宛名や手書きのメッセージを書き損じてしまった場合、修正液や修正テープなどで消すこともマナー違反になります。書き損じた年賀はがきは、料額印面が汚れていなければ手数料を払うことで切手や郵便はがき、郵便書簡、特定郵便(レターパック封筒およびスマートレター封筒)などと交換してもらうことができます。書き損じのない年賀状を送るように、心掛けたいものです。

誤字・脱字についても厳禁です。
部署名や名前などが間違っていないか、事前に必ず確認するようにしましょう。

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ビジネスシーンで年賀状を送るときの注意点

次に、ビジネスシーンにおける年賀状に関するさまざまな注意点について、見ていきましょう。

社内のメンバーに年賀状を書く際に「どの人からどの人まで出せば良いのだろう」と悩んでしまう方は多いかもしれません。社内の上司・同僚については、原則として会社の慣習や規定に従うようにしましょう。年賀状送付のために、相手の住所を聞き出すことを禁止している会社もあるので注意が必要です。
企業の規模や業種・業態によってルールは異なるものの、同じ部署に所属する上司・同僚のみに送るのが一般的のようです。

取引先には、会社で用意された年賀状を送付する形が多いでしょう。
ただし、印刷されただけの年賀状を送るだけではどうしても事務的な印象を与えがちです。
手書きで一言添えることで、より親しみの湧く印象に変えることができるでしょう。
取引先に対し、同一部署内の複数人に年賀状を送る場合には、基本的に担当者一人に送るだけで良いとされています。お世話になった方が同一部署内に複数いるなど、複数の方に送った方が適切と思われるときには、宛名を連名にせず、一人ずつ別々に年賀状を出すようにしましょう。
ビジネスシーンにおいて、年賀状の宛名を連名にして送ることは少ないといえます。せっかく年賀状が届いても、個人として受け取りづらくなってしまうことが理由として挙げられます。例外として、組織全体に対して送る際には連名でも構いません。例としては「株式会社〇〇社員ご一同様」といったケースが考えられます。
自分以外に、自社の上司・同僚から年賀状を出す場合は、同じ会社からの年賀状が複数届いても迷惑になってしまう可能性があるため、代表者を決めて送った方が良いでしょう。
原則、目上の方や取引先・顧客宛の年賀状は元日(1月1日)に届くように出したいものです。
例年、12月25日までに差し出された年賀状は元日に届きます。
12月26日以降は元日に届かない可能性が出てきますので、早めに準備を進めたいところです。
年賀状は松の内(1月1日~1月7日)までに先方に届けば失礼ではありませんが、ビジネス関連の年賀状はなるべく早めに届ける方が、相手に対する印象は良くなることでしょう。

ビジネスシーンで送る年賀状の文例

ビジネスシーンにおける年賀状の文例を、取引先・顧客、上司・先輩、同僚・部下といった送る相手ごとにご紹介します。

取引先、顧客に送る年賀状の文例

謹賀新年
旧年中は格別のご高配にあずかり心より御礼申し上げます
貴社のますますのご繁栄を心よりお祈り申し上げますとともに
本年もなお一層のお引き立てを賜りますよう宜しくお願い申し上げます
令和○年 元旦

上司・先輩に送る年賀状の文例

謹んで新春のお喜びを申し上げます
旧年中は公私にわたって親身なご助言を賜りありがとうございました
本年はより一層精進しご期待に応えられるよう努力して参ります
本年も変わらぬご指導ご鞭撻をお願いいたします

同僚・部下に送る年賀状の文例

賀正
○○プロジェクトでは大変お世話になりました
共に飛躍の年にしましょう
新年会で会えることを楽しみにしています
本年もよろしくお願い申し上げます

迎春
楽しいお正月をお迎えでしょうか
日々着実な成長を感じて頼もしい限りです
今年もより一層の活躍を期待しています

ビジネスシーンで年賀状の代わりに「喪中はがき」「喪中見舞い」「年始状」を送る場合

本項では、自分の身内や相手方に不幸があったとき、年賀状の代わりとして送る挨拶状について解説します。

もし自分の身内に不幸があった際には、先方に対して「喪中はがき(年賀欠礼状)」を送り、年賀状を出せないことを申し出ることが必要です。一般的に喪中はがきは、相手方が年賀状の作成を始める前の時期である、11月中から12月初旬までに送るのがマナーとされています。
喪に服す期間は亡くなってから約1年間(13カ月の場合もあります)で、二親等以内が亡くなったときに出すのが一般的です。
その年の前半でも後半でも、翌年のお正月は喪中に当たるのが通例ですが、地域の風習や故人との間柄によっても異なります。事前に確認しておいた方が良いでしょう。
もし相手方から喪中はがきが届いたら、年賀状を出さずに寒中見舞いを返信するようにしましょう。

寒中見舞いは、松の内が明けた1月8日から節分(2月3日)頃までに届くように投函します。
先方から喪中はがきが届くのは、11月中から12月初旬です。
もし、届いてすぐにお悔やみの気持ちを表したいときには、寒中見舞いではなく、「喪中見舞い」や「年始状」を送るようにしましょう。
喪中見舞いには、まず題字として「喪中お見舞い申し上げます」と書き、次にお悔やみの言葉を述べます。
最後に「くれぐれもご自愛ください」といった相手を気遣う言葉を書くのが一般的な文例です。
「年始状」では「謹賀新年」「あけましておめでとうございます」といった賀詞を避けるようにします。賀詞の代わりとして「一陽来復」のようにさわやかな言葉を用いるのも良いでしょう。
「新年のご挨拶を申し上げます」「旧年中は大変お世話になり誠にありがとうございました」といった挨拶や、感謝の言葉を述べるのは問題ありません。先方を気遣う気持ちが大事ですので、堅苦しく考え過ぎなくても大丈夫です。
喪中見舞いについては年末年始を問わず送ることができますが、年始状は、年賀状と同じ時期である松の内(1月1日~1月7日)に届くように投函することが必要です。年始状について注意したいのは、年賀状ではなく普通はがきを使用して出すため、投函後すぐに相手へ届いてしまうことです。年内に出す場合には、できるだけ年末ぎりぎりに投函するようにしましょう。
年始状は必ずしも喪中の方だけでなく、被災された地域の方などに対して、年賀状の代わりとして送ることも可能です。

メールをはじめ、デジタルでやり取りを済ませることが多い時代だけに、アナログな年賀状はひときわ目立ちます。社内のメンバーに対してだけでなく、取引先との関係をつなぐ大切な機会にもなることは間違いありません。
ぜひ年賀状を通じて、お世話になっている方へのお礼や、日頃感じている感謝の気持ちを届けてみてはいかがでしょうか。

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