1-1. 【送るタイミング】いつまでに出すべき？

退職挨拶状は、お世話になった方へ感謝の気持ちと、自身が退職したことを報告するものです。そのため、送るタイミングは非常に重要となります。
一般的には、退職してから1カ月以内で、相手の手元に届くように送りましょう。あまり早く出しすぎると、在職中に届いてしまい、社内外で混乱を招く可能性があります。反対に、退職から時間が経ちすぎても、相手への報告が遅れたことになり、失礼にあたる場合があります。
もし、引越しなど諸事情で準備が遅れ、退職から1カ月を過ぎてしまった場合は、挨拶状にお詫びの一言を添えるのがマナーです。

＜文例＞

1-2. 【送る相手】誰の範囲まで出すべき？

挨拶状を送る範囲にも悩むのではないでしょうか。明確な決まりはありませんが「在職中にお世話になった方々」へ送るのが一般的です。それでは、関係性を社外と社内に分けて、リストアップのコツを見ていきましょう。

社外（取引先など）

社外の場合は、特に親しくしていた担当者や、お世話になった取引先の方々へ送りましょう。今後も関係を続けたいと思う方へはもちろん、退職の報告が伝わっていない可能性のある方へも送ると丁寧です。

社内（上司・同僚など）

社内では、お世話になった上司や先輩、同僚などが対象となります。特に、退職後もつながりを大切にしたいと思う方には、ぜひとも送りましょう。
送る相手を選ぶ際は、名刺を整理したり、過去のメールのやり取りを見返したりすると、リストアップしやすくなります。感謝を伝えたい相手を一人ひとり思い浮かべながら、丁寧にリストを作成してみましょう。

1-3. 【形式】はがき・封書・メールの使い分け

挨拶状の形式は、主に「はがき」「封書（手紙）」「メール」の3種類があります。それぞれに特徴があるため、相手との関係性や状況によって使い分けるのが良いでしょう。

はがき

「はがき」は、手軽かつ一般的な形式です。多くの人へ送る場合に適していますが、封書に比べると、少し略式な印象を与えることもあります。

封書（手紙）

「封書」は3種類において、もっとも丁寧な形式です。目上の方や、特にお世話になった方へ送る際に適しています。二重封筒を使用すると、よりフォーマルな印象となります。

メール

現代のビジネスシーンにおいて、退職の挨拶は「メール」で行うのが主流です。近年、在宅勤務や多拠点での勤務、オンラインでの取引が増えています。そのような中、メールでのご挨拶は、迅速かつ現実的であり、十分に礼儀正しい手段として定着しています。 社内・社外（取引先）を問わず、最終出社日などに一斉送信で感謝を伝えることが一般的です。このように、メールでの挨拶が広く用いられているからこそ、形式よりも文面に込められた誠実さや、感謝の気持ちがより重視されるといえるでしょう。

2-1. ステップ①：頭語・結語と時候の挨拶

手紙やはがきなど、改まった文章では、文章の始めに「頭語（とうご）」終わりに「結語（けつご）」を用います。これは、手紙における「こんにちは」「さようなら」のような、挨拶に当たる言葉です。
一般的によく使われるのは「拝啓（はいけい）」と「敬具（けいぐ）」の組み合わせです。より丁寧な表現にしたい場合は「謹啓（きんけい）」と「謹白（きんぱく）」を使います。ただし、必ずセットで使うのがルールのため、組み合わせを間違えないよう注意しましょう。
また、頭語の後には、季節感を表す「時候（じこう）の挨拶」を記します。送る時期に合わせた言葉を選ぶことにより、文章に彩りを添えることができます。

1⽉（睦⽉）

• 初春の候
• 厳寒の折
• 新春の候
• 寒気ことのほか厳しき折

2⽉（如⽉）

• 向春の候
• 余寒なお厳しき折
• 梅花の⾹り漂う頃
• 春待ち遠しい季節となりました

3⽉（弥⽣）

• 早春の候
• 春暖の候
• ⽇差しに春の気配を感じる頃
• 桃の節句の季節となりました

4⽉（卯⽉）

• 陽春の候
• 桜花爛漫の折
• 花の便りに⼼華やぐ季節となりました
• 新緑萌ゆる好季節となりました

5⽉（皐⽉）

• 新緑の候
• 薫⾵の候
• 若葉の⾹りがさわやかな季節となりました
• 初夏の訪れを感じる今⽇この頃

6⽉（⽔無⽉）

• 初夏の候
• 向暑の候
• 紫陽花の花が美しく咲く頃
• 梅⾬の候

7⽉（⽂⽉）

• 盛夏の候
• 炎暑の候
• 夏空のまぶしい季節となりました
• 蝉しぐれの響く頃

8⽉（葉⽉）

• 晩夏の候
• 残暑の候
• 暑さ厳しき折
• ⽴秋とは名ばかりの暑さが続いております

9⽉（⻑⽉）

• 初秋の候
• 新涼の候
• 秋⾊深まる今⽇この頃
• 実りの秋を迎えました

10⽉（神無⽉）

• 秋冷の候
• 紅葉の候
• 秋晴れの空が⼼地よい季節となりました
• 朝⼣めっきり涼しくなりました

11⽉（霜⽉）

• 晩秋の候
• ⽴冬の候
• ⽊々の葉が⾊づく頃
• 冬の⾜⾳が近づいてまいりました

12⽉（師⾛）

• 初冬の候
• 師⾛の候
• 寒冷の候
• 年の瀬を迎え、慌ただしい季節となりました

2-2. ステップ②：退職の報告と理由の伝え方

時候の挨拶の次は、いよいよ本文に入ります。まずは、退職したことを明確に報告しましょう。このとき、詳細な日付（例：〇月〇日をもちまして）を入れると、より分かりやすくなります。
退職理由については、詳しく書く必要はありません。自己都合の場合は「一身上の都合により」と記すのが一般的です。定年退職の場合は「〇月〇日をもちまして定年を迎え」と書き、会社都合の場合でも「弊社退職に伴い」など、当たり障りのない表現にとどめるのがマナーです。

＜文例＞

2-3. ステップ③：本文の要となる感謝の言葉

感謝の言葉は、挨拶状でもっとも大切な部分です。ご自身の言葉で、在職中にお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
「在職中は公私にわたり大変お世話になり、誠にありがとうございました」といった基本的な感謝の言葉に加え、相手との思い出に残っている具体的なエピソードを添えると、より心のこもった挨拶状となります。ただし、長くなりすぎないよう、簡潔にまとめることを心がけましょう。

2-4. ステップ④：今後の連絡先や抱負について

今後の連絡先（住所、電話番号、メールアドレスなど）を記載するかどうかは、任意です。退職後も親しいお付き合いを続けたいと願う相手には、記載しておくと良いでしょう。
なお、連絡先を記した後は、今後の展望や抱負を前向きな言葉で締めくくると、受け取った相手も気持ちよく送り出せるはずです。

＜文例＞

2-5. ステップ⑤：結びの挨拶と日付・署名

最後に、相手の今後の活躍や会社の発展を祈る「結びの挨拶」で文章を締めくくります。このとき、ステップ①で用いた頭語に対応する「結語」を忘れずに記載しましょう。
また、後付けとして、挨拶状を書いた「年月日」、ご自身の「住所」と「氏名」を記載します。日付は退職日ではなく、投函する日付を書きましょう。

＜文例＞

3-1. 【定年退職】長年の勤続への感謝を伝える文例

長年の勤務を無事に終えた安堵感と、支えてくれた周囲への深い感謝が伝わるような、丁寧で落ち着いた文章がふさわしいでしょう。

＜文例＞

3-2. 【自己都合退職（転職など）】前向きな姿勢を伝える文例

転職など、新たなステージへ進むために退職する場合は、在職中の学びや経験への感謝と、未来に向けた前向きな姿勢を伝えることが大切です。円満な退職であったことを印象づける文章を心がけましょう。

＜文例＞

3-3. 【寿退社】結婚の報告を兼ねる、丁寧で明るい文例

結婚による退職は、おめでたい報告も兼ねています。感謝の気持ちとともに、新しい生活への希望が伝わるような、明るく丁寧な言葉を選ぶと良いでしょう。ただし、プライベートな内容であるため、相手への配慮を忘れず、簡潔に報告するのがスマートです。

＜文例＞

3-4. 【社外向け／社内向け】で変わる書き方のポイント

退職挨拶状は、送る相手によって少し内容を変えると、より気持ちが伝わるでしょう。

社外（取引先）向け

社外の方へ送る場合は、後任者を紹介し、引き継ぎが円滑に行われていることを伝えられるよう、一文を入れると相手に安心感を与えることができます。このように、今後の取引に支障がないことを示す配慮が大切です。

社内（上司・同僚）向け

社内の親しい方へ送る場合は、軽く個人的な思い出に触れるのも良いでしょう。「〇〇のプロジェクトでは、チーム一丸となって目標を達成できたことが忘れられません」のように、共に過ごした時間への感謝を具体的に示すと、より温かみのある挨拶状となります。

4-1. 印刷に「手書きの一言」を添える効果と文例

挨拶状を印刷で準備した場合も、最後に手書きで一言添えることを強くおすすめします。手書きの文字には、印刷された文字にはない温かみがあり、相手を大切に想う気持ちがより伝わります。
相手との関係性や思い出に合わせ、短いメッセージを添えるだけで、あなただけの特別な挨拶状となるでしょう。

＜文例＞

4-2. 意外と知らない封筒の選び方・宛名の書き方

挨拶状の内容のみならず、封筒の選び方や宛名の書き方にも、マナーがあります。

封筒の選び方

封書で送る場合、封筒は「白無地の和封筒」がもっとも丁寧です。特に、中が透けない二重封筒は、よりフォーマルな場面に適しています。

宛名の書き方

宛名は、楷書で丁寧に書き、会社名・部署名・役職・氏名を正確に記載します。また、敬称の使い分けにも注意が必要です。個人宛ての場合は「様」を、恩師や医師といった特定の職業の方には「先生」を用いることもあります。部署全体に宛てる場合は「〇〇部御中」と記します。
細かい部分ですが、こうした配慮が丁寧な印象を与え、あなたの人柄を伝えてくれるでしょう。